Журнал «FoodService»:
все о рынке питания вне дома

  • Как компания AmRest экономит на документообороте в 215 ресторанах

Как компания AmRest экономит на документообороте в 215 ресторанах

25 апреля 2023, 11:04
Оптимизация бизнес-процессов – приоритет для любой компании. По мере роста бизнеса эта задача стоит все острее, а решить ее становится все труднее. Как современные сервисы автоматизации помогают рестораторам экономить трудозатраты и финансы, рассмотрим на примере ресторанной компании AmRest.
edo.jpg

AmRest – крупная ресторанная компания, управляющая в России более чем 200 предприятиями бренда KFC. Рестораны имеют большой оборот и высокую проходимость продуктов, которые поставляют в заведения ежедневно. Кроме того, AmRest предъявляет жесткие требования к качеству продукции, поэтому для компании критически важны скорость работы и сохранение продуктов максимально свежими.

Учитывая эти вызовы, в компании приняли решение автоматизировать документооборот и процесс закупок. Перед будущим подрядчиком ставили задачу оптимизировать работу и сократить временные издержки на выполнение сотрудниками компании, от линейного персонала до руководителей отделов, своих должностных обязанностей.

Почему решили перейти на ЭДО
В июле 2019 г. у AmRest было 115 точек. Электронный документооборот уже применялся, однако его реализация была не очень эффективной – система автоматизации была написана внутри компании и не в полной мере закрывала потребности, возникающие при масштабировании бизнеса. Поэтому руководство компании искало технологичный, гибкий и управляемый инструмент.

AmRest было важно внедрить эффективный сервис для оптимизации работы с юридически значимым документооборотом, обеспечить максимально возможный цикл работы с документацией по правилам государственных систем учета. Кроме того, необходимо было оптимизировать и автоматизировать всю систему закупок, сведя к минимуму ошибки в закупочном цикле. Внедрение инновационных, но при этом простых в работе инструментов, представленных в режиме единого окна, должно было способствовать масштабированию бизнеса, которое стояло у компании в планах.

Основная проблема компании, которую планировали решить в результате внедрения ЭДО, заключалась в длительном процессе проверки документов. Кроме того, в случае масштабирования бизнес-процессы подразумевали кратное увеличение числа сотрудников, занимающихся бухгалтерской документацией. Много времени занимала и подготовка финансовой отчетности.

В штате AmRest на тот момент было 3000 сотрудников. Неудивительно, что в компании возникала сложность в создании большого количества доступов для каждого из сотрудников и их контроля. Плюс ко всему отсутствовала возможность отследить, кто из сотрудников отправил заказ или принял накладную. Как результат, высокая вероятность ошибок по причине человеческого фактора. При ручном создании заказа по графику каждым из сотрудников возрастала вероятность пропустить заказ. До 3,5% заказов в месяц проводились с ошибками, что влекло за собой множество проблем.

Учитывая все потребности бизнеса, AmRest остановила выбор на компании DocsInBox. Ее специализация – электронный документооборот между ресторанами и поставщиками. За десять лет компания помогла более 9500 ресторанам перейти на электронные накладные и автоматизировать работу с ЕГАИС, «Меркурием» и «Честным знаком». Функционал сервиса позволяет одновременно сократить временные затраты на ручные операции посредством комплексной автоматизации, снизить риски человеческого фактора и вероятность финансовых издержек и, как следствие, повысить эффективность бизнес-процессов в целом.

Результаты, которых удалось достичь
К началу 2023 г. количество ресторанов AmRest в России возросло до 215. При этом компании не потребовалось нанимать дополнительных бухгалтеров. Более того, на 23% снизилось количество бухгалтеров по работе с первичной документацией.

На сегодня более 80% документации, связанной с закупками и поставками продуктов, переведено в AmRest на юридически значимый документооборот. Только в декабре 2022 г. компания сэкономила 210 часов на вводе 3142 накладных для 15 поставщиков. Еще 456 часов были сэкономлены на вводе 13 680 универсальных передаточных документов. Работа со СБИС интегрирована в DocsInBox, и процесс реализован в единой связке, а значит, документы подписываются автоматически.

В компании снизился риск ошибок из-за человеческого фактора и исчез риск срыва поставок из-за некорректной матрицы и ошибок при ручном размещении заказа. «Раньше, когда приходил новый бланк, сотрудник мог забыть об этом и не передать по смене, – делится Александр Веселов, руководитель направления дистрибуции компании AmRest. – Дальше заказ делали по старому бланку с неверными номерами позиций и артикулов. Из-за этого с него не считывалась информация и поставка просто не приходила».

Специалисты DocsInBox привели систему закупок к единому виду. Была внедрена система графика заказов, необходимая для эффективной работы с поставщиками. Раньше каждая задержка или недопоставка могли привести к серьезным финансовым издержкам и остановке работы ресторана. Сейчас система автоматически подсказывает, на какие товары и когда можно разместить заказ, а также прогнозирует дату получения компанией продукции. Благодаря этому и AmRest, и поставщики уверены, что все происходит в строго установленные сроки и с минимальным участием человеческого фактора. Реализация такой системы гарантирует максимально эффективный процесс снабжения и минимизирует риск финансовых потерь в случае недопоставок.

Одновременно с этим был автоматизирован процесс документооборота и сопоставления. Теперь все документы обрабатываются в электронном виде, что существенно повысило эффективность и точность процесса. А выгрузка документов в учетную систему осуществляется всего одной кнопкой, что позволяет значительно сократить время на ручную обработку.

Наконец, был автоматизирован процесс управления пользователями, включая их создание, изменение и удаление. Теперь эти процессы осуществляются через внутреннюю учетную систему AmRest, обеспечивая полный ее контроль над этими операциями.

Благодаря внедрению инновационных технологий и процессов, в AmRest достигли более высокого уровня автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, что позволяет компании экономить время и ресурсы, а также сокращать затраты. По итогам сотрудничества с DocsInBox AmRest получила устойчивую систему управления своими операциями, что обеспечивает компании конкурентное преимущество на рынке.
speaker.jpg

Александр Веселов, руководитель направления дистрибуции компании AmRest
– Наше сотрудничество с DocsInBox длится уже более четырех лет. Сегодня DocsInBox – часть нашей системы. За время сотрудничества мы усовершенствовали свои бизнес-процессы, сократили количество ручных операций. В результате увеличилась скорость обработки документов и уменьшилось количество ошибок. Процесс разработки был понятным и прозрачным. Мы еженедельно встречались с коллегами из DocsInBox для отслеживания и обновления статуса всех задач. Техподдержка также на высоте: заявки обрабатываются быстро, можно проследить всю переписку и статус. Планируем и дальше продолжать сотрудничество с DocsInBox.

Как компания AmRest экономит на документообороте в 215 ресторанах

Как компания AmRest экономит на документообороте в 215 ресторанах

Комментарии (0)